«МАКС» в кадровом электронном документообороте: что ждать работнику и кадровику

Предложение Минтруда касается возможного использования мессенджера «МАКС» при кадровом электронном документообороте. Оно может быть актуально и для кадровиков, и для иностранных работников, получающих кадровую информацию в электронном виде. Однако изменения пока не вступили в силу: дата, сроки подключения и конкретные правила работы не названы.

Что может измениться в общении по кадровым вопросам

Минтруд предлагает разрешить интеграцию «МАКС» в системы КЭДО работодателей и коммерческие платформы. В перспективе мессенджер может стать дополнительным способом взаимодействия работодателя и работника по кадровым вопросам. Формулировка важна: речь идёт о возможности, а не о введённой обязанности пользоваться новым сервисом.

Кадровый ЭДО может вестись в информационной системе работодателя или на портале «Работа в России». Возможна и работа через решения поставщиков КЭДО. Поэтому сам факт предложения об интеграции не означает, что все документы будут перемещены в «МАКС» или что привычный контур электронного обмена исчезнет.

Что работнику делать сейчас

Сейчас не требуется менять свои действия только из-за сообщения об инициативе. В представленном материале нет даты вступления изменений в силу, сроков интеграции и обязанности подключать «МАКС». До появления действующих нормативных изменений кадровый электронный обмен продолжается по текущему порядку, который применяет работодатель.

Если работник, в том числе иностранный гражданин, получает кадровые документы электронно, ему важно ориентироваться на действующие инструкции работодателя. Не следует считать, что новый мессенджер уже заменяет используемую систему или портал. Когда правила появятся, работодатель сможет разъяснить, как именно будет организовано взаимодействие.

Какие вопросы должен проверить кадровик

Кадровому специалисту стоит прежде всего уточнить, где в компании закреплён КЭДО и как сейчас оформлено взаимодействие с работниками. Это помогает отличить собственно кадровый контур от дополнительного коммуникационного канала. До принятия регулирования не нужно переводить кадровые документы в новый мессенджер.

Отдельная проверка нужна для порядка идентификации работника, подтверждения получения документов и использования электронной подписи. Материал не раскрывает, как эти вопросы будут решаться при интеграции «МАКС». Следовательно, нельзя заранее установить для работника новую последовательность действий или обещать конкретный способ подтверждения обмена.

На что обратить внимание иностранному работнику

Для иностранного гражданина особенно важна понятность кадрового электронного обмена. Работодатель может заранее готовить инструкции с учётом языка общения и фактического доступа к сервисам. Это не означает, что из сообщения Минтруда возникает новый перечень документов или обязанностей для иностранного работника.

Если компания будет рассматривать «МАКС» как дополнительный канал, ей следует отдельно оценить защиту персональных данных и способ подтверждения личности работника. Конкретные требования ещё не названы. Поэтому работнику не нужно делать вывод, что регистрация или действия в мессенджере уже необходимы для оформления кадровых документов.

Какая последовательность будет безопасной до новых правил

До вступления изменений в силу работодатель сохраняет действующие каналы и порядок выдачи кадровых документов. Это даёт работнику понятную точку опоры: документы и сообщения следует получать и подтверждать так, как предусмотрено действующим у работодателя процессом. О сроках будущего перехода в материале сведений нет.

Кадровику полезно следить за дальнейшим прохождением инициативы и запросить у поставщика КЭДО сведения о возможной интеграции. После появления нормативных и технических требований можно будет определить последовательность действий точнее. Пока не следует создавать новые обязательные шаги для работников на основании одного предложения Минтруда.

Что проверить

• Уточнить у работодателя или кадровой службы, какая система КЭДО действует сейчас.
• Продолжать получать и оформлять кадровые документы по действующему порядку.
• Не считать подключение к «МАКС» обязательным: такая обязанность в представленном материале не указана.
• Кадровику не переводить кадровые документы в новый мессенджер до появления действующих правил.
• При подготовке инструкций для иностранных работников учитывать язык общения и доступ к сервисам.
• Дождаться конкретных требований к идентификации, подтверждению получения, подписи и защите персональных данных.